Informez automatiquement vos clients de l’avancement de leurs commandes avec des notifications par email et envoyez leurs factures en pièces jointes.
✔️ Prérequis :
- Disponible pour les comptes utilisant les options de notifications et facturation.
- Nécessite une adresse email d’envoi configurée pour les notifications d’état des commandes.
I. Comment fonctionne la notification de changement d’état des commandes ?
Cette fonctionnalité envoie automatiquement une notification par email à votre client lors de chaque changement d’état de la commande. Les informations de contact utilisées pour l'envoi (email et numéro de téléphone) proviennent par défaut de l’adresse de facturation de la commande. Si celle-ci est absente, l’adresse de livraison est utilisée.
Exemple :
Un client passe une commande, et dès que son statut est modifié en "expédiée", une notification est envoyée à son adresse email spécifiée dans la commande.
II. Activer la notification de changement d’état sur votre compte
- Accédez à Configurations → Notifications et étiquettes → Notifications d'état et cliquez sur "Créer une notification" :
2. Dans la pop-up, indiquez un titre et sélectionnez l’état de la commande pour lequel vous souhaitez déclencher la notification :
Exemple :
Vous souhaitez envoyer une notification à chaque fois qu'une commande passe en état "Préparée".
III. Configurer et personnaliser la notification
- Personnalisation de l'email :
Sur la page qui s'ouvre, cliquez sur Ajouter une condition pour définir les conditions d’envoi de la notification :
2. Paramétrage des conditions :
Pour chaque condition, renseignez le type d'information, l'opérateur, et la cible. Vous pouvez également supprimer ou dupliquer des conditions :
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Vous êtes responsable du contenu des notifications envoyées à vos clients. |
Attention :
Remarque :
Les conditions de notification sont combinées avec une relation ET, elles sont donc additionnelles.
Remarque :
2 cas possibles :
Si la notification est envoyée avant l’expédition de la commande : [Nécessite un mapping transporteur] Mettre le nom complet du transporteur indiqué dans Transporteur calculé dans la commande. Par exemple :
Ici, il faudrait donc indiquer “Chronopost - Chrono 18 - Classic International”.
Si la notification est envoyée après l’expédition de la commande : Mettre le nom affiché dans le champ Transporteur dans l’onglet Expédition de la commande.
Par exemple :
Ici, il faudrait donc indiquer “Chronopost”.
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Pour les transporteurs Colissimo et Lettre Simple, il faut indiquer comme transporteur "La Poste". |
Remarque :
Pour valider une valeur dans les champs inclure/exclure vous devez cliquer sur la touche Entrée de votre clavier.
3. Enregistrement et activation :
Activez la notification en passant le switch sur ON, renseignez l’objet, l’email d’envoi, et le contenu de l’email :
- Objet de l'email : l'objet de l'email.
- Email d'envoi : Si vous souhaitez mettre une adresse email en copie.
- Url de la bannière : Vous pouvez choisir un fichier au format PNG ou JPEG, par exemple un logo ou une bannière qui apparaîtra en haut de votre email.
- Message : le contenu du mail.
Vous pouvez ainsi renseigner des variables dans le contenu ainsi que dans le titre de votre notification.
= Id" Shippingbo de la commande
= "Source" de la commande
= "Référence source" de la commande
= "Origine" de la commande
= "Référence d'origine" de la commande
= Numéro de suivi de l'expédition de la commande
= URL de suivi du transporteur utilisé pour l'expédition de la commande
= Nom du transporteur utilisé pour l'expédition de la commande
= Prénom et nom de l'adresse de livraison de la commande
= SKU des produits de la commande
= Date d'expédition
Par exemple :
Si vous copiez : dans le contenu de la notification, cette variable sera remplacée par l'id de la commande correspondante à cette notification. Le principe est le même pour le numéro et URL de suivi : , ou pour le nom du transporteur :
Une fois votre notification configurée, il vous faut cliquer sur le bouton en bas à gauche : Sauvegarder la notification.
Votre notification apparaîtra dans le menu "Notification d'état". Vous pourrez revenir dessus à tout moment pour en modifier le contenu ou pour la désactivée.
Si la notification est activée, alors elle s'envoie automatiquement à vos clients quand vos commandes basculent dans l'état correspondant dans Shippingbo.
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Créer une notification par pays
Vous pouvez personnaliser la notification pour différents pays d'expédition :
- Ouvrez la notification créée et activez l’envoi d’email. Cliquez sur Ajouter un pays :
2. Choisissez un pays dans la liste et validez :
3. Personnalisez ensuite la notification pour ce pays et enregistrez la :
4. Entrez de nouveau dans les détails de cette notification, sélectionnez le pays et activez là :
Exemple :
Vous pouvez envoyer une notification spécifique pour les commandes à destination de la France et une autre pour celles destinées à l'Allemagne.
Renouvelez les mêmes étapes pour tous les pays pour lesquels vous souhaitez créer une notification d'état.
Insérer une pièce jointe : Facture ou Bordereau d’expédition
Pour envoyer des factures ou bordereaux en pièce jointe via la notification, vous pouvez :
- Sélectionner l’état Facture générée dans la liste des états pour déclencher l’envoi de la facture.
- En dessous du contenu du mail, choisissez le document voulu pour l’ajouter en pièce jointe :
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Cette fonctionnalité nécessite l'activation de l'option "Facture" dans votre compte. Contactez votre interlocuteur Shippingbo pour l'activer. |
Remarque :
Pour activer l’envoi de la facture, créez une notification dédiée en sélectionnant l’état "Facture générée".
- Suivi en temps réel : Notifiez automatiquement vos clients de chaque étape de leur commande.
- Personnalisation : Envoyez des emails personnalisés en fonction des statuts et destinations des commandes.
- Automatisation : Laissez Shippingbo gérer l'envoi de vos notifications et factures, réduisant ainsi la charge manuelle.
Pour aller plus loin
- Configurer une adresse email d'envoi de notification
- Configurer un serveur SMTP Gmail sur Shippingbo
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