Gestion des factures
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      OPTION FACTURE SUR SHIPPINGBO

      Générez des factures pour chaque commande importée dans Shippingbo à partir de vos sources de commandes.

       

      ✔️ Prérequis :
      L'option facture est une option payante. Veuillez contacter votre chargé(e) de compte commercial chez Shippingbo pour activer cette fonctionnalité.

       

      I. Comment fonctionne l'option Facture sur Shippingbo ?

      L'option facture vous permet de générer des factures pour vos commandes directement depuis Shippingbo. Vous pouvez également personnaliser ces factures et gérer différents taux de taxe selon les pays ou produits.

      1. Retrouver les factures dans Shippingbo

      Pour accéder à la facture d'une commande, suivez ces étapes :

      Rendez vous dans les détails de la commande, puis dans l'onglet Documents. Téléchargez la facture en cliquant sur la flèche à gauche du document :

      Exemple :
      Après avoir expédié une commande, vous pouvez télécharger la facture directement depuis l'onglet Documents de cette commande.

       

      2. Régénérer une facture

      Si une commande est modifiée, vous pouvez régénérer une facture en conséquence ou la générer via un autre système connecté.

       

      II. Activer et configurer l'option Facture sur Shippingbo

      1. Personnaliser le contenu des factures

      Vous pouvez personnaliser vos factures en accédant à Configurations -> Facturation -> Options et paramètres :

      Voici les options disponibles à ajouter :

      • Un logo
      • Premier numéro de facture : ici par défaut sera renseigné "1". Vous pouvez modifier ce chiffre
      • Un texte légal
      • Une ou des langues additionnelles
      • Taux de taxe par défaut pour les produits
      • Taux de taxe par défaut pour l'envoi
      • Taux de taxe par défaut pour l'emballage
      • Taux de taxe par défaut pour les autres frais
      • Sources désactivées pour la génération de factures : renseignez ici les sources de commandes pour lesquelles vous ne souhaitez pas que les factures soient générées
      • Afficher les numéros de séries sur les factures : cochez ici cette option si vous le souhaitez
      • Forcer un taux de taxe nul pour les commandes avec une raison sociale : cochez ici cette option si c'est le cas 
      • Forcer un taux de taxe nul pour les commandes dont l'adresse contient un des termes suivants : ici renseignez le terme ciblé si cela est le cas.
      • Afficher l'éco taxe par ligne sur la facture : ici vous pouvez cocher cette option si vous souhaitez voir apparaître l'éco taxe de chaque produit sur la facture. 
      • Exportez automatiquement les factures lorsqu'elles sont générées vers un serveur SFTP : cochez ici cette option si vous souhaitez exporter les factures sur votre serveur SFTP, puis configurez les informations demandées de votre SFTP.

       

      Attention 

      Chaque facture exportée vers un serveur SFTP est facturée à 0,03€.

       

      2. Configurer les taux de taxe par pays

      Vous pouvez personnaliser les taux de TVA par pays dans l'onglet Taux de taxe par pays. Ajoutez ou importez les taux de TVA via fichier CSV :

      • Pour les ajouter manuellement, cliquez sur "Ajouter des taux de taxe" et renseignez les informations demandées : 

      Vous pouvez les modifier en cliquant sur l'icône du stylo sur la droite de la ligne du pays :

      Puis, renseignez les informations demandées avant de cliquer sur Valider :

       

      • Pour les ajouter par import, cliquez sur Importer des taux de taxe :

      Vous serez redirigé vers l'import Shippingbo Taux de taxe par défaut par pays :

      • Cliquez sur Importer un fichier, ensuite, sélectionnez le type d'action que vous souhaitez faire avec cet import, puis téléchargez le fichier d'exemple :

      • Remplissez le fichier avec les informations demandées :

       

      Remarque :

      Le pays doit être renseigné grâce à son code à deux lettres.

       

      • Une fois votre fichier prêt et enregistré sous format CSV, importez le en cliquant sur Déposer ou sélectionner un fichier, puis sur Importer :

       

      Attention :
      Les taux de TVA fournis par vos sources de commandes seront toujours prioritaires sur ceux configurés dans Shippingbo.

      Si Shippingbo considère qu'il a reçu assez d'informations de la part de la source de vente pour calculer ou connaître le taux de TVA, il affichera ce taux là sans prendre en considération les paramétrages présents sur Shippingbo.

       

         

        3. Renseigner une adresse d’expédition

        Ajoutez une adresse d’expédition dans l’onglet Adresse d’expédition. Cette adresse apparaîtra sur vos factures :

         

        4. Personnaliser les factures selon l'origine des commandes

        Dans l’onglet Adaptation par origine, vous pouvez configurer des factures différentes en fonction de l'origine des commandes, avec un logo et une adresse d'expédition personnalisés :

        5. Désactiver la génération des factures pour certaines sources

        Si nécessaire, désactivez la génération automatique de factures pour certaines sources dans Options et paramètres -> Règles de génération -> Sources désactivées pour la génération des factures :

        Exemple :
        Si vous ne souhaitez pas générer de factures pour des commandes spécifiques provenant d'une marketplace, vous pouvez désactiver cette option.

         

        Remarque : 

        Dans le cas où vous envoyez des commandes découpées, vous pouvez également générer une facture par sous-commande en activant l'option Générer une facture par sous-commande : 

         

        III. Utiliser l'option Facture sur Shippingbo

        Envoyer les factures par email

        Les factures générées peuvent être jointes aux emails de notification de changement d’état envoyés aux clients. Consultez le tutoriel Notification de changement d'état des commandes et envoi de facture par email pour plus d’informations.

         

        Remarque :
        Chaque facture envoyée par email et exportée sur un serveur SFTP sera facturée deux fois, à 0,03€ par action.

         

        Attention :

        Dans le cadre des exigences fiscales et de la conformité réglementaire, notamment pour les contrôles de TVA, Shippingbo propose une option de facturation conforme et cryptée. Cette option garantit la conformité de vos documents et le respect des normes fiscales en vigueur. Si toutefois vous choisissez de ne pas souscrire à cette option, il est essentiel de nous fournir une confirmation écrite indiquant que vous avez opté pour une autre solution de gestion de vos factures et données de vente. Conformément à la réglementation en tant qu'éditeur de solutions de gestion, les administrations fiscales disposent du droit d'auditer les données de nos utilisateurs (comme indiqué sur le site de la DGFIP).

         

         

        • Gestion centralisée : Gérez toutes vos factures au sein de Shippingbo pour simplifier votre comptabilité.
        • Personnalisation avancée : Adaptez vos factures en fonction des besoins spécifiques de vos clients ou de la législation locale.
        • Automatisation : Exportez facilement vos factures vers un serveur SFTP ou configurez des envois par email.
        • Conformité fiscale : Shippingbo garantit la conformité de vos factures avec les normes fiscales en vigueur.

         

         

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        Pour aller plus loin 

        - Ajouter une facture ou un document additionnel dans une commande

        - Générer une facture pour les commandes par import

         

        Nous contacter

        Des questions à propos de cette fonctionnalité ? N'hésitez pas à nous écrire ici afin que nous puissions répondre à vos questions.