PREPARER UN FICHIER CSV

Ce tutoriel a pour but de vous aider à préparer des fichiers CSV au bon format pour réussir vos imports.

Bien que les échanges entre Shippingbo et les places de marché soient automatisés, certaines manipulations, notamment au niveau de la mise en production de votre compte, requièrent de savoir transmettre des informations via ce type de fichiers.

Pourquoi le CSV ? Car ce format est simple à utiliser, léger et gratuit. Mais commençons par le début :

Qu'est-ce qu'un fichier CSV?

Le format CSV signifie "Comma-Separated Values", ou “valeurs séparées par des virgules“ en Français. C'est un format de fichier qui est constitué de texte qui constitue des valeurs et qui, comme son nom l’indique, sont séparées entre elles par des virgules.

Ce format a donc l’avantage d’être très simple (du texte) et de permettre de communiquer des informations structurées.

REMARQUE

Malgré son nom, il est possible d'utiliser d'autres séparateurs que la virgule pour les formats CSV.

Par défaut Excel sauvegardera vos CSV avec le point virgule (;) comme séparateur à la place de la virgule (,), il est bien entendu possible de changer cela.

Pour vos imports dans Shippingbo, vous pourrez utiliser soit la virgule, soit le point virgule, mais il vous faudra impérativement savoir lequel a été utilisé.

Quel logiciel utiliser?

Ce format a donc l’avantage d’être très simple (du texte) et de permettre de communiquer des informations structurées. Le format CSV est un format texte qui est lisible par tout les éditeurs de texte. Cependant, pour une question de pratique, on les générera et modifiera avec un tableur. 

La plupart des tableurs vous permettront de modifier un fichier CSV. 

Pour exemple nous utiliserons ici LibreOffice Calc. qui a le mérite d'être gratuit et de facilement gérer ce format. L'option payante et la plus connue est Excel, qui vous permettra également de lire et modifier vos csv mais qui est un peut moins intuitif. 

Que se passe-t'il quand mon fichier CSV est ouvert par un tableur?

Lorsque vous ouvrez un fichier au format CSV avec un tableur, celui-ci va lire le fichier texte et placer les informations dans un tableau en suivant les règles suivantes :

• Il commence par la première ligne et l’inscrit dans la première case en haut à gauche. 
  • Exemple : Ligne 1, Colonne A
• Quand il rencontre une virgule (,), il passe à la colonne suivante. 
  • Exemple : Ligne 1, Colonne B
• Quand il rencontre un “retour chariot“ (touche “entrée“ du clavier), il passe à la ligne suivante et revient à la première colonne. 
  • Exemple : Ligne 2, Colonne A
• Quand il rencontre un séparateur de texte, des guillemets (“), il interprète tous les caractères comme du texte jusqu’au prochain guillemet, ce qui permet notamment d’écrire des virgules sans passer à la colonne suivante. 
  • Exemple : la ligne 123,“un,deux,trois“ sera affichée en deux colonnes, Colonne A -> 123 et Colonne B -> un,deux,trois

Comment créer un nouveau fichier?

Pour vos imports Shippingbo, vous trouverez des modèles téléchargeables directement sur la page de l’import concerné.

Il vous suffit sinon d’ouvrir votre tableur et de sauvegarder au format CSV en faisant Fichier -> Enregistrer sous :  

REMARQUE

Editer les paramètres du filtre : Cette option vous permet de choisir le séparateur de colonnes, mais aussi l'encodage du texte. 

Plus important, cette option vous permet également de rajouter automatiquement des guillemets autour de vos valeurs afin qu'une virgule au milieu d'une adresse ne vienne pas casser le fichier.

Compléter votre fichier 

Pour les imports dans Shippingbo, la première ligne est réservée aux en-têtes, qui permettent au logiciel de savoir dans quel champ doit être renseignée l’information.

Les en-têtes doivent correspondre exactement à ce qui est attendu par Shippingbo (respecter la casse), sans quoi l’import ne peut pas fonctionner. Par exemple pour importer des nouveaux produits, il faudra renseigner obligatoirement le champ "userRef".

D’autre part, il ne peut y avoir aucune information dans une colonne qui n’a pas d’en-tête.