Factures Shippingbo
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      2. Factures Shippingbo

      SHIPPINGBO INVOICE

      Shippingbo Invoice est un plan dédié à la génération des factures. L'option facture Shippingbo est donc incluse dans ce plan. Ce dernier inclut également une source de vente à connecter. Il est possible d'en ajouter pour 9.90 euros HT/mois par source additionnelle. Le coût associé à la génération d'une facture est de 3 centimes. 

       

      Remarque :

      Vous bénéficiez d'une période d'essai gratuite de 7 jours. Au terme de ces 7 jours, vous pourrez décider si vous souhaitez souscrire au service.

       

      Conformité des factures Shippingbo : 

       

      Shippingbo génère des factures contenant toutes les informations rendues obligatoires par la législation. Vous trouverez donc sur ces dernières les informations suivantes : 
      • Numéro de facture (incrémental)
      • Prix HT / TTC sur les lignes
      • Informations produit : 
      • Nom
      • quantité
      • prix unitaire HT
      • taux de TVA
      • Informations client : 
      • Nom ou dénomination sociale
      • Adresse (sauf opposition particulier)
      • Adresse d'expédition
      • Adresse de facturation si différente
      • Informations vendeur : 
      • Raison sociale
      • Adresse du siège social et adresse de facturation si différente
      • SIRET
      • Forme juridique
      • Capital social
      • Numéro RCS 
      • Date
      • Moyen de paiement de la commande
      • Réduction par ligne de facture
      • Taux de change si la facture est en devise étrangère
       

      Remarque :

      Comme prévu par la loi, les factures Shippingbo sont archivées et conservées 10 ans.

       

      Remarque :

      Shippingbo signe électroniquement les factures afin de garantir l'authenticité des informations. Shippingbo met à disposition du fisc une interface de vérification de l'authenticité des factures.

       

      Remarque :

      Shippingbo produit l'ensemble des documents obligatoires en facilitant la comptabilité et l'imposition des clients de l'option Facture / Shippingbo Invoice (voir partie Documents fiscaux de cette documentation).

       

       


      I. Configuration des factures

       

      La configuration des factures dans Shippingbo Invoice se fait en 3 temps. Ces étapes sont importantes car elles permettent de remplir des informations obligatoires à l'activation de la génération des factures.
       
      ATTENTION
      L'activation des factures est bloquée tant que ces informations ne sont pas renseignées. Il est donc obligatoire de suivre les étapes dans l'ordre indiqué par ce tutoriel :
      1) Configurer vos factures
      2) Activer vos factures
      3) Brancher vos canaux de vente à votre compte Shippingbo
      Ceci dans le but de générer uniquement des factures avec l'ensemble des informations obligatoires au regard de la loi.

       

      Remarque :

      Vous pourrez suivre l'avancée des configurations grâce à une info box en haut de page vous indiquant les informations qui restent à ajouter, mais aussi grâce à une barre d'avancement en bas à gauche de la page. Les informations de cette dernière sont cliquables, vous permettant d'accéder directement aux catégories restantes à remplir. 

       

      Etape 1 : Dans un premier temps, il vous faut remplir vos informations d'identification. Pour ceci, rendez vous dans le menu Configurations -> Comptes -> Informations d'identification : 

       

       

      Les champs obligatoires à remplir ici sont : 
      • SIRET (demandé lors de l'inscription et donc auto-rempli)
      • Numéro de TVA
      • Forme juridique (SAS, SA, SARL, etc…)
      • Capital social (en centimes)
      • Devise du capital social
      • Numéro RCS/RM (exemples :RCS Toulouse A/B 123456789 ou 123456789 RM XX) 
       
      Etape 2 : Il faut ensuite configurer une adresse d'expédition. 

      Pour ceci, rendez vous dans le menu Configurations -> Facturation -> Adresse d'expédition :

       

      Les champs obligatoires ici pour activer la génération des factures sont les suivants : 

      • Raison sociale
      • Rue 
      • Code Postal
      • Ville
      • Pays
      • Code Pays
      • Téléphone

       

      Etape 3 : Pour activer par la suite la génération des factures, rendez vous dans l'onglet "Options et paramètres" :

      Ici, vous pouvez renseigner la date de clôture de vos exercices fiscaux afin de déclencher la génération des documents de comptabilité (détaillés ci-dessous) aux dates opportunes.
      Vous pouvez également renseigner un moyen de paiement par défaut dans le champ "Moyen de paiement par défaut" :

       

      Attention :
       

      Dans le champ "Date de début de génération des factures" renseignez la date de commande à partir de laquelle vous souhaitez voir vos factures générées grâce à Shippingbo Invoice. Il est important de bien gérer la transition avec votre outil de facturation précédent afin de ne pas créer de sauts ou de doublons. 

       

      II. Activation des factures

       

      La génération des factures peut par la suite être activée par l'intermédiaire du bouton "Activer". 

      Renseignez ensuite les dates demandées :
      - Date de début d'exercice comptable

      - Date de début de génération des factures 

      Puis cliquez sur "Valider" pour activer la génération des factures.

      Une fois la génération activée, cela déclenchera ensuite la génération des factures pour toutes les commandes intégrées dans Shippingbo postérieurement à l'activation de la génération : 

       

      Etape 4 : (Optionnel) Vous pouvez renseigner des configurations additionnelles à vos factures si nécessaire. Pour ceci, rendez vous dans les différents onglets du menu Facturation :

      • Options et paramètres : Configurer des paramètres généraux (logo affiché, texte légal, langues additionnelles, éco-taxe, SFTP pour déposer les factures... )
      • Taux de taxe par pays : Modifier les taux de taxes par défaut et définir des taux de taxe personnalisés par pays
      • Adaptation par origine : Créer des adaptations de facture par origine. Cela permet de modifier le logo et l'adresse d'expédition des factures en fonction de leur origine.
       
      Pour configurer l'envoi des factures au client final par mail, il faut se rendre dans la configuration des Notifications d'états de commande. 

       

      Pour consulter le tutoriel des notifications d'état de commandes, cliquez ici.

       

      Une fois la notification d'état basée sur un état ("Facture générée" semble le plus pertinent ici), il faut ensuite sélectionner la facture dans la liste déroulante des pièces jointes: 
      Image

       

      III. Connexion de vos canaux de vente

      Une fois vos factures correctement configurées et activées,  vous pouvez connecter vos canaux de vente à votre compte Shippingbo. Pour consulter les tutoriels de connexion, rendez vous ici. 

       

      Documents fiscaux et de comptabilité

       

      Afin de faciliter votre comptabilité, ainsi que le contrôle du fisc, Shippingbo créée plusieurs types de documents. 
       
      L'ensemble de ces documents est consultable dans l'onglet "Journal de vente" de Configurations -> Facturation. Il est possible de filtrer sur la date afin de retrouver les documents souhaités : 

      Comme détaillé plus haut, il est possible de paramétrer le jour de génération des exports mensuel afin de correspondre parfaitement à la date de clôture fiscale du client.

       

      1) Journaux de vente ( aussi appelés Totaux généraux/Grand totaux)
       
      Le grand total correspond au total des factures éditées sur une période donnée. Il peut être journalier, mensuel ou annuel. Il permet de retrouver la somme totale de vos factures sur la période correspondante et il permet au fisc de contrôler vos comptes. 
      Shippingbo calcule et génère des exports pour ces trois formats de grand totaux (1 tous les jours pour le journalier, 1 par mois pour le mensuel et 1 par an pour l’annuel). 

       

      2) Exports détaillés des lignes de factures
       
      Shippingbo calcule et génère des exports détaillés pour l’ensemble des lignes de factures liées à un grand total. Cet export contient toutes les informations liées aux lignes de factures et vous permet d’effectuer votre comptabilité. 
      Voici les informations présentes dans cet export : 
      • id,    order_id,    invoice_ref    total_price_cents,    total_price_currency,    date,    total_price_without_tax_cents,    total_price_without_tax_currency,    order_item_title,    order_item_quantity,    order_item_unit_price_cents,    order_item_unit_price_currency,     order_item_unit_price_without_tax_cents,    order_item_unit_price_without_tax_currency,    order_item_total_without_tax_cents,    order_item_total_without_tax_currency,    order_item_tax_rate,    … (infos liées à la réception du paiement, traces de modifications apportées aux transactions…)

       

      Signature des documents : 
       
      La loi exige la signature des factures et des exports. C'est à dire la création d’un hash calculé à partir des informations du document à signer. Ce hash permet d’assurer l’authenticité des informations présentes sur une facture car il n’est possible de l’obtenir qu’avec les informations contenues dans la facture. 
       
      Le protocole de chiffrement utilisé est le  RSA 2048 bits.
      Elle est présente dans les exports.
       

      ATTENTION

      Si vous avez besoin de gérer le taux de TVA par produit, vous devez posséder au minimum un pack Shippingbo Pro + pour la gestion du catalogue produit. N'hésitez pas à contacter votre chargé de compte commercial pour en savoir plus.