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AUTOMATISER VOS EXPORTS EDI POUR LES TRANSPORTEURS P30

La fonctionnalité d’automatisation des exports EDI permet de générer et transmettre automatiquement les ordres d’expédition à vos transporteurs à une heure définie ou à intervalle régulier, en fonction de vos besoins logistiques.

 

Bénéfices de la fonctionnalité ✨

  • Gain de temps : Suppression des actions manuelles quotidiennes.
  • Réduction des oublis : Fiabilisation du processus logistique.
  • Optimisation des flux : Alignement automatique avec les horaires de ramasse transporteur.
  • Flexibilité : Paramétrage à heure fixe ou à fréquence régulière.

     

    1. Prérequis

    • Cette fonctionnalité est disponible pour les packs étant connectés avec au moins un transporteur P30.

     

    2. Comment fonctionne l’automatisation des exports EDI ?

    L’automatisation permet à Shippingbo de générer et transmettre automatiquement un fichier EDI au transporteur à l’heure définie dans vos paramètres, ou selon une fréquence régulière. Cette configuration remplace la génération manuelle quotidienne, évitant les oublis ou retards.

    Exemple : Si vous programmez un export tous les jours à 15h, toutes les commandes expédiées avant 15h seront incluses dans ce fichier automatiquement transmis au transporteur.

    💡 Astuce :

    Dans Shippingbo, la génération de l’EDI entraîne automatiquement son envoi au transporteur, sans action supplémentaire de votre part.

     

    3. Comment activer l’automatisation des exports EDI ?

    3.1 Programmer l'export EDI

    • Rendez vous dans le menu Configurations > Gestion des fichiers > Export > Cliquez sur Programmer en face de l'export que vous souhaitez automatiser :

    • Choisissez votre mode de programmation :

      • À intervalle régulier :
        Cochez l'option Activer la dépose automatique à intervalle régulier et saisissez l’intervalle en minutes (ex : toutes les 30 minutes) :

      • À heure fixe chaque jour :
        Cochez l'option Activer la dépose automatique chaque jour à la même heure correspondante, indiquez l’heure souhaitée (ex : 17h00), et précisez la Timezone (ex : Europe/Paris) :

    ⭐ Point clé :

    Vous ne pouvez activer qu’une seule des deux options pour chaque export EDI.

     

    3.2 Comprendre la programmation des EDI

    ➡️ L'ordre d'expédition regroupe uniquement les commandes dont l'étiquette a été générée avant sa génération.

    Donc, si un ordre est généré automatiquement à 15h, les commandes préparées après 15h n'y figureront pas.

    • Pour expédier ces nouvelles commandes le jour même avec un bordereau, il sera nécessaire de générer manuellement un autre ordre d'expédition.
    • Depuis le menu Export, sélectionnez Ordre d'expédition [Nom du transporteur], indiquez la date du jour et l'heure souhaitée (ex. : 16h), puis validez.
    • Vous obtiendrez ainsi un second bordereau à remettre au transporteur pour les commandes préparées après le premier ordre d'expédition.

    ➡️ Lors de la génération d'étiquette, il est possible de renseigner une Date de chargement souhaitée. La commande intégrera l'EDI correspondant à cette date :

     

    4. Exemple de mise en pratique 

    Vous êtes un e-commerçant spécialisé dans la vente de produits électroniques.
    Chaque jour, vos commandes sont préparées tout au long de la journée, et votre transporteur partenaire – Colissimo – passe récupérer les colis à 16h.

    Vous avez configuré dans Shippingbo une génération automatique de l’export EDI à 15h, car c’est votre horaire de fin de journée paramétré.
    Cette automatisation vous permet de ne pas oublier de générer l’ordre d’expédition : toutes les commandes expédiées avant 15h sont automatiquement incluses et transmises à Colissimo via EDI, sans intervention manuelle.

    Résultat :

    • Vous gagnez du temps.

    • Vous évitez tout risque d’oubli.

    • Vos bordereaux sont prêts à temps pour le passage du transporteur.

     

     

    ⚒️ Cadre et responsabilités : 

    Avant d’utiliser pleinement la fonctionnalité décrite dans ce tutoriel, il est vivement recommandé de réaliser une phase de test suivant vos propres paramètres afin de vérifier que le résultat correspond à vos attentes. Le client restant entièrement responsable des actions réalisées sur son compte Shippingbo, ces tests sont essentiels pour assurer l'utilisation de l'outil en toute sérénité. 

     

    Pour aller plus loin 🛫:

    - Sélectionner les bordereaux de remise de transport dans l'export

     

    Nous contacter 📬:

    Des questions à propos de cette fonctionnalité ?
    N'hésitez pas à nous écrire ici afin que nous puissions répondre à vos questions.