CRÉER UN ATTENDU DE RECEPTION

Shippingbo vous propose de créer vos attendus de réception lors de vos réapprovisionnements.

REMARQUE Aujourd'hui la création des attendus de réception est possible :  depuis l'interface Shippingbo via API par import csv avec une connexion SFTP

 

REMARQUE La fonctionnalité des attendus de réception est automatiquement activé pour les Packs les supportant.  Si vous souhaitez la désactiver, rendez-vous dans le menu Configurations -> Logistique -> Attendu de réception -> décochez "Activé" :

 

Créer un attendu de réception depuis l'interface Shippingbo

 

Étape 1 : Pour créer un attendu depuis l'interface directement, rendez-vous dans le menu Stocks→ Attendus de réception→  Nouvel attendu de réception :

Étape 2 : Vous pouvez alors remplir les différents champs suivants avant de cliquer sur Valider :

• Référence source (obligatoire) : renseignez la référence source de votre attendu de réception (par exemple : numéro du bordereau de livraison)
• Date de réception (obligatoire) : renseignez ce champ pour indiquer une date de réception
• Nom du fournisseur (obligatoire) : représente le nom du fournisseur 
• Code fournisseur (obligatoire) : représente le code du fournisseur
• Destiné à : Cette case ne vous concerne que si vous fonctionnez en multi-Shippingbo et que l'attendu est destiné à être aiguillé à votre logisticien. Dans ce cas il est possible de sélectionner ici la base WMS désirée.

 

Ajouter un produit dans un attendu de réception via l'interface

 

Étape 1 : Entrez dans l’attendu de réception qui vient d’être créé (qui est dans l’état Brouillon) :

 

Étape 2 : Pour ajouter un produit dans l’attendu de réception, cliquez sur Ajouter un produit :

Il faudra alors remplir 3 champs :

• Référence source : Correspond à la valeur qui sera scannée pour réceptionner le produit (exemple : si je scanne le code-barres du produit à la réception pour le comptabiliser, alors je dois indiquer le code-barres du produit comme référence source).    

• Référence produit : Correspond au SKU du produit sur Shippingbo.    

• Quantité attendue : Correspond à la quantité du produit devant être réceptionnée.

Une fois que tous les produits ont été ajoutés dans l’attendu de réception, il faut bien vérifier que chaque ligne de l’attendu contienne une valeur dans la colonne Produit associé, sinon l’attendu de réception ne fonctionnera pas correctement.

Si le champ Produit associé est vide, cela signifie que la Référence produit indiquée ne correspond à aucun SKU dans le catalogue produit Shippingbo.

Étape 3 : Une fois que l’attendu de réception est correctement et entièrement rempli, cliquez sur Sauvegarder :

Si vous êtes en Multi-Shippingbo, ou que vous travaillez avec un logisticien, alors l’attendu de réception passera dans l’état Aiguillé. Sinon, il passera dans l’état En attente.

 

Créer un attendu de réception par import de fichier CSV

 

1) Créer un nouvel attendu de réception

Étape 1 : Pour importer un fichier csv avec les produits attendus veuillez vous rendre dans le menu Configurations→ Gestion des fichiers → Import → Attendus de réception puis cliquez sur "Importer un fichier" :

Étape 2 : Pour créer un nouvel attendu de réception, sélectionnez l'option "Créer", puis téléchargez le fichier d'exemple afin de le remplir :

- Pour les comptes qui ne sont pas en Multi-Shippingbo, téléchargez le premier fichier create.comma.csv

- Pour les comptes utilisant le Multi-Shippingbo, téléchargez l'un des 2 autres à savoir create_with_intended_for.comma.csv ou bien create_with_supplier_id.comma.csv :

Étape 3 : Remplissez le fichier avec les informations suivantes :

• source_ref_supply_capsule : renseignez la référence source de votre attendu de réception (par exemple : numéro du bordereau de livraison)
• supplier_name : représente le nom du fournisseur 
• supplier_code : représente le code du fournisseur
• expected_delivery_date : renseignez ce champ pour indiquer une date de réception 
• source_ref : complétez avec la référence du produit chez le fournisseur
• product_ref : renseignez la référence du produit telle qu'elle est écrite dans votre catalogue produit Shippingbo 
• quantity : indiquez la quantité de produit attendue 
• intended_for : renseignez l'entrepôt de destination de l'attendu (seulement pour les comptes utilisant le Multi-Shippingbo)
• supplier_id : (présent seulement dans le troisième fichier d'exemple) identifiant de l'entrepôt de destination.

Exemple de fichier csv pour créer un attendu de réception : 

 

Vous pouvez consulter notre tutoriel sur les fichiers CSV pour plus d’informations sur leur utilisation.

ATTENTION Vous devez impérativement respecter l'ordre des colonnes ainsi que la dénomination des en-têtes, telles qu'indiquées ci-dessus. Toutes les colonnes doivent être complétées.

 

ATTENTION Chaque attendu de réception doit avoir une valeur "source_ref_supply_capsule" et "supplier_code" unique.

 

ATTENTION Une ligne produit ne peut apparaître qu'une seule fois par attendu de réception.

 

REMARQUE Vous pouvez indiquer plusieurs lignes avec le même "source_ref_supply_capsule" si plusieurs produits différents sont attendus dans cette réception de marchandise.

 

2) Mettre à jour un attendu de réception

Pour mettre à jour un attendu de réception, sélectionnez l'option "Mise à jour", puis téléchargez le fichier d'exemple afin de le remplir :

 

ATTENTION La mise à jour de l'attendu ne pourra se faire que si la réception n'a pas démarrée sur le compte WMS.

 

REMARQUE Si vous avez créé votre attendu de réception via API vous le retrouverez directement dans le menu Emplacements → Attendus de réception

 

REMARQUE Pour les product_ref il est possible d'indiquer seulement des références de produits, et non de lots ou de packs.

 

Une fois votre attendu de réception récupéré dans Shippingbo, vous retrouverez toutes les  informations liées à votre attendu de réception :

• Etat : statut de l'attendu de réception ("en attente" par défaut, puis vous devez le passer "clôturé" une fois la totalité de la marchandise entrée en stock)
• Référence de l'attendu de réception (Bordereau de livraison, numéro de commande fournisseur)
• Date de réception attendue
• Nom et code du Fournisseur

En cliquant sur le "+" à gauche de la ligne, vous pourrez visualiser le détail des produits de votre attendu de réception. Avec notamment la quantité attendue et la quantité réceptionnée.

Étape 5 : Pour ajouter du stock directement depuis votre attendu de réception, cliquez sur "Ajouter du stock" directement depuis la ligne du produit concerné :

• Si vous n'êtes pas en entrepôt avancé, il vous suffira de renseigner la quantité d'unités du produit à ajouter ainsi que sa localisation si ce dernier en a une :

• Si vous êtes en entrepôt avancé, il vous faudra obligatoirement renseigner la quantité d'unités du produit à ajouter ainsi que l'emplacement de ce dernier :

 

REMARQUE Si vous souhaitez qu'une notification informant le compte WMS de la création d'un attendu de réception soit envoyée, rendez-vous dans le menu Configurations -> Logistique -> Attendu de réception et cochez l'option "Notifier lors de la création de l'attendu" :

 

3) Supprimer une ligne produit d'un attendu de réception

Pour supprimer une ligne produit  d'un attendu de réception, sélectionnez l'option "Supprimer", puis téléchargez le fichier d'exemple afin de le remplir :

 

Remarque : 

Il est possible de supprimer un attendu de réception s'il se trouve dans le statut "Annulé" ou "En erreur" :

 

 

Créer un attendu de réception en Multi-Shippingbo

 

Pour créer un attendu de réception sur un compte en multi-shippingbo, la démarche est la même que sur un compte qui n'est pas en multi-shippingbo. Il vous faudra simplement ajouter une information supplémentaire concernant l'entrepôt de destination avant de cliquer sur Valider :

Pour traiter votre attendu de réception vous pouvez vous rendre sur le tutoriel : Réception de Marchandise/Attendus de réception au PDA qui explique comment réceptionner la marchandise de votre attendu de réception avec le PDA. 

 

REMARQUE Il est possible de modifier sur votre compte OMS votre attendu de réception déjà aiguillé tant que la réception de marchandise n'a pas démarré côté WMS. Pour ceci, sur le compte WMS il faut activer dans les configurations de votre compte vendeur l'option "autoriser la modification des attendus de réception déjà aiguillés" :

ATTENTION Une fois l'attendu aiguillé, il est possible pour le compte OMS de l'annuler à une condition : - Si l'annulation de l'attendu est faite sur le compte OMS, et que la réception n'a pas démarré côté WMS, l'attendu sera annulé également sur le compte WMS. - Si l'annulation de l'attendu est faite sur le compte OMS alors que la réception a déjà commencé côté WMS, l'attendu ne pourra être annulé côté OMS et le message d'erreur suivant apparaîtra : - Si l'annulation de l'attendu est faite sur le compte WMS du logisticien, le statut "annulé" sera propagé dans le compte OMS.

 

Gérer un attendu de réception par API

 

-> Il est possible de créer des attendus de réception par API. Pour ceci, veuillez suivre notre documentation API ici. 

 

-> Vous pouvez également mettre à jour des attendus de réception par API. Pour ceci, veuillez consulter notre documentation API ici. 

 

-> Enfin , il est possible de supprimer un attendu de réception par API tant que la réception n'a pas démarré. Pour ceci, veuillez suivre notre documentation API ici.